|
BİZE GÖRE
Defter ve belgelerin muhafaza süresi
Veysi Seviğ - 15 Eylül 2005 Perşembe - Dünya
Vergi Usul Yasası'nın 253'üncü maddesi gereği olarak bu yasaya göre "defter
tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defter]erle" düzenlemek, vermek ve
almak zorunda oldukları belgeleri, ilgili bulunduğu yılı izleyen takvim yılından
başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Ancak; defter tutmak
zorunda olmayanlar, almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve
müstahsil matbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihini takip eden takvim
yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza edeceklerd~ir. (Vergi Usul Yasası,
Madde: 254)
Bir başka anlatımla Vergi Usul Yasası hükümleri çerçevesinde defter tutmakla
yükümlü bulunanlar, tuttukları defterler ve bu defterlerin dayanağı olan fatura,
gider pusulası, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, perakende satış
vesikaları, ücret bordroları, sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi,
günlük müşteri listesi, adisyon, muhabere evrakı, kambiyo senetleri ve diğer
vesikaları ilgili bulundukları yılı izleyen yılın başından itibaren beş yıl süre
ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Burada üzerinde durulması gereken en önemli konu, yasal düzenleme içerisinde yer
alan "ilgili bulunduğu yılı takip eden" (izleyen) takvim yılından başlayarak beş
yıl süre ile saklama önkoşulunun kapsamıdır.
Örneğin 2005 yılında düzenlenmiş ve kayda alınmış bir faturanın ibraz etme
zorunluluğu hangi tarihe kadar geçerli olacaktır. Yasa maddesinde yer alan süre
ile ilgili olarak burada iki farklı görüşün oluşması mümkün bulunmaktadır. Şöyle
ki;
* Birinci görüşe göre söz konusu faturanın ibraz süresi 2010 yılı sonunda
dolacaktır. Buna göre 2011 yılında söz konusu faturanın ibraz mecburiyeti
yoktur.
* İkinci görüş ise farklıdır. Eğer söz konusu fatura amortismana tabi bir
iktisadi kıymete ait bulunuyorsa, bu takdirde söz konusu iktisadi kıymet için
son amortisman ayırma tarihini izleyen yıldan itibaren söz konusu faturanın beş
yıl süre ile muhafazası gerekmektedir.
Dolayısıyla; bu iktisadi kıymet faturası için son amortisman örneğin 2008
yılında ayrılmış bulunuyorsa, bu takdirde bu faturanın 2013 yılı sonu itibariyle
ibraz mecburiyeti sona ermektedir.
Bu bağlamda, "sabit kıymetler üzerinden ayrılan amortismanların, bir gider
unsuru olarak, gider yazıldığı yılda tevsiki gerekir. Bunun için de, amortisman
konusu sabit kıymetin, iktisap bedelinin bilinmesine ihtiyaç vardır. Bu nedenle,
amortisman konusu kıymetlerin iktisabı ile ilgili belgeler ve önceki yıllarda
ayrılmış amortisman kayıtları bakımından beş yıllık muhafaza süresi, kıymetin
tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar." (Özbalcı,
Yılmaz "Vergi Usul Kanunu Yorum ve Açıklamaları", Sf: 553)
Bu ve benzeri olaylarda saklama süresi zaman aşımı süresine bağlanmış olmakla
beraber zaman aşımı süresinin vergiyi doğuran olay nedeniyle değişebileceğini
kabullenmek gerekmektedir. Bir başka örneğe göre de yıllara sari inşaat ve
onarım işlerinde vergiyi doğuran olay işin bittiği yılda gerçekleşmekte ve zaman
aşımı da izleyen yıldan itibaren hesaplanmaktadır.
Defter tutmak zorunda olmayanlarla, defter tutmak zorunda olanlar açısından
mevcut muhafaza mecburiyetine yönelik yasa maddelerinde birbirinden farklı
ibareler, defter tutanlara yönelik ayrı bir muhafaza yükümlülüğü getirmiş
bulunmaktadır. Buna göre;
* Defter tutanlar söz konusu defter ve belgeleri "ilgili bulundukları yılı takip
eden takvim yılından başlayarak beş yıl"dır.
* "Defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar... almaya mecbur oldukları fatura ve
gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini
takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye
mecburdurlar."
Geçmiş yıl zararlarının mahsup edilmesi halinde de aynı ilke geçerlidir. Yani
zararın oluştuğu yıla ait belgelerin söz konusu zararın indirim konusu yapıldığı
yıl dikkate alınarak muhafaza zorunluluğunun belirlenmesi gerekmektedir.
Defter ve belgelerin muhafaza sorumluluğu, mükellefe ve/veya vergi sorumlusuna
aittir. Bu sorumluluğun vekaletname ile devri mümkün olmadığı gibi vekaletname
ile muhafaza mecburiyeti de getirilemez. Ancak yargı kararları çerçevesinde
muhafaza altına alınmış bulunan defter ve belgeler kapsam dışıdır. Daha açıkçası
muhafaza görevi devredilemez. (Özyer, M. Ali, "Açıklama ve Örneklerle Vergi Usul
Kanunu Uygulaması" 2004, Sf: 394)
İktisadi Dayanışma Gazetecilik
Matbaacılık ve Danışmanlık Ltd.Şti -(0212) 325 71 21-281 85 26 -281 85 30
|